Кутии за съхранение на документи и документи

2024 Автор: Sierra Becker | [email protected]. Последно модифициран: 2024-02-26 04:24

Поръчката в документите е важна за оптимални и бързи резултати от работата. Това ви позволява бързо да намерите необходимите документи, както и да ги предпазите от влиянието на външни фактори. За да осигурите систематизация и безопасност на документите, трябва да знаете как да ги архивирате правилно и какви средства са необходими за това.

Архивиране на документи

Всяка сфера от човешкия живот от раждането до последния ден е придружена от документи. Те могат да бъдат с различна важност, стойност, продължителност на съхранение. Но фактът, че повечето от тях трябва да се поддържат в подходящо състояние за определено време, е факт. За да осигурите спестяване на документи за дълъг период от време, използвайте кутии за съхранение на документи. Днес те могат да бъдат закупени свободно или направени на ръка.

Уместност на съхранението на хартия

Винаги има нужда от запазване на оригинали и копия.

• Малки, средни иголеми предприятия, в държавните агенции, архивирането е законово изискване.
• В офиса, особено в HR, счетоводни, търговски фирми, това ви позволява да оптимизирате работния процес, да разтоварите работната зона и да осигурите непрекъснатост на функциите както за нови, така и за съществуващи служители.
• У дома това гарантира ред и възможност за намиране на необходимите документи в точното време, включително при спешни обстоятелства.

Архивиращи аксесоари

Кутиите за съхранение на документи най-често се използват за пестене на хартия. Днес заготовки за тях се предлагат за свободна продажба. По правило те се предоставят за хартия А4. Но има и други размери. Някои производители предлагат на потребителите специални хартиени кутии, в които могат да се съхраняват няколко кутии с хартия. Продават се несглобени, а простата инструкция улеснява всеки купувач да ги сглоби. Използването на такива кутии ви позволява да се отървете от ненужните бизнес документи и, ако е необходимо, бързо да намерите правилния документ. Правилно избраният формат на кутията ви позволява оптимално да решите проблема с пространството и да спестите ценни материали за дълго време. А ясното структуриране на оригинали и копия понякога увеличава скоростта на задачите от служителите.

Спестяване на документи в офиса

Картонените кутии са най-добрият избор за защита на хартията от елементите на работното място.съхранение на документи. За да ги използвате, е необходимо материалите да се разпределят в групи по теми и да се събират или насипно, или в отделни файлове, или в папки, папки или друг вид. И след това вземете кутиите в съответствие с необходимите размери. Те са евтини, така че можете да закупите необходимото количество. Кутиите се характеризират с простор, издръжливост и екологичност. Слотове за ръце улесняват вдигането и пренасянето, докато капакът (с шарнир или подвижен) предпазва от прах. Отвън върху картона можете да подпишете вида документи. По правило кутиите за офис съхранение се продават в разглобен вид с отпечатани графични инструкции, така че могат лесно да бъдат сглобени и разглобени и, ако е необходимо, скрити на уединено място.

Доставка на документи за дългосрочни спестявания

Нито една държавна агенция или частно предприятие, което извършва сериозен бизнес, не може да направи без архивиране на документи. Административната, данъчната, кадровата, счетоводната и друга документация има различен срок на съхранение, който е регламентиран от списък № 578. Това е задължителна процедура, която често предвижда доста дълъг период на спестяване (до 75 години). В този случай всички документи се сортират, поставят в кутии и се предават в помещенията, предвидени за тези цели. В този случай има специални изисквания към кутиите: те трябва да бъдат направени от здрав картон (в идеалния случай, ако отговарят на изискването GOST, тогава те също иматподобен на посочения гаранционен срок). В този случай е по-добре да използвате архивни кутии за съхранение на документи и картонени кутии. Последните са съд за няколко контейнера за хартия. Те имат низове, тъй като са предназначени за дългосрочно съхранение.

За удобство можете също да вземете кутии както за вертикално, така и за хоризонтално съхранение на материали. Трябва също да се има предвид, че има частни предприятия, които са готови да изработят контейнери за документи по размери, дадени от клиента.

Начален архив

Всеки възрастен трябва да се тревожи за съхраняването на важни документи в стените на домовете си. В крайна сметка много често се налага да предоставяте документи, потвърждаващи вашата самоличност, образование, собственост на имущество и т. н. За да избегнете ненужни финансови разходи и за да можете да упражнявате правата си, трябва да съхранявате гаранционни карти за домакински уреди, ръководства за тяхното операция, разписки за покупка. Възможно е спешно да са необходими документи при спешни случаи: в случай на внезапно заминаване, пожар, природно бедствие, евакуация на населението…

Оригиналите и копията на ценните книжа трябва да са на едно място, скрити от любопитни очи, сортирани и защитени от външни фактори. Добре е, ако за целта е приготвена кутия за съхранение на документи у дома. Може да бъде закупен, направен чрез закупуване на картонена заготовка в магазин за малка цена или можете да адаптирате всяка ненужна кутия. Ако не е архивиранооригинали, тяхното болезнено търсене ще бъде осигурено, а възстановяването в случай на загуба ще изисква много време, финанси и най-важното - нерви.

Организация на домашните стойности

За да закупите кутии за съхранение на документи и документи или да ги направите сами, трябва да разглобите всички материали и да ги сортирате в групи, например:

• лични документи;
• хартии, показващи собственост;
• споразумения за заем, плащания по транзакции;
• документи за здравословното състояние на членовете на семейството, преминали прегледи, лекарски мнения;
• материали, потвърждаващи плащане за стоки, гаранционни карти и др.

Необходимо е да се вземе предвид срокът на валидност на ценните книжа, тъй като някои от тях може да не са релевантни към момента на анализа.

Съвети за разпространение на материали

Оригиналите и копията може да се различават по размер, така че кутиите за подаване могат да бъдат направени така, че да съответстват. В този случай оригиналите могат да бъдат сортирани:

• по важност;
• по размер;
• според периода на уместност;
• по тип (работа, дом…);
• за събития.

Такава систематизация ще спести време за търсене на правилните документи и ще ги предпази от деца, непознати и външни фактори.

Направи си сам кутии за съхранение

Основната разлика между семейните и офис материалите е техният размер: на работатова обикновено е А4, докато у дома хартията е много различна. Ето защо можете да направите кутии за съхранение на документи със собствените си ръце. Има няколко опции:

1. Можете да закупите заготовка във всеки домакински отдел на супермаркета и следвайки инструкциите, да я сглобите.
2. Ако имате нужда от кутия с малки размери, тогава трябва да вземете чертежите, да ги изтеглите, да ги прехвърлите на картон и да ги залепите. Ако посочените размери не отговарят на потребителя, можете да прехвърлите чертежа на хартия, като същевременно намалите размерите на детайла няколко пъти.
3. Най-лесният вариант е да вземете всяка кутия, от която не се нуждаете, и да я поставите на съхранение за оригиналите.
4. Направете според собствения си чертеж. Така че, например, за да направите кутия за лични документи (паспорт, акт за раждане, права, дипломи за образование), трябва да вземете 2 листа здрава хартия (картон), да изрежете квадрат с необходимия размер от всеки, добавете още 1,5 см към един (за капака). След това сгънете всеки лист наполовина и по различни диагонали. Трябва да има общо 3 реда. След това ъглите трябва да бъдат огънати към центъра и след това всяка страна трябва да бъде сгъната, така че ръбът й да минава през средата на листа. Последната стъпка е да сглобите хартиената кутия по съществуващите линии и да залепите страните.

В същото време всяка такава кутия може да бъде декорирана в съответствие с цвета на интериора с помощта на цветна хартия, лепило, ножица. Напълнените „сводове“трябва да се пазят от пряка слънчева светлина, влага и деца.

Документите са спътници на човешкия живот. Можете да осигурите тяхната безопасност с помощта на кутии за съхранение на документи в архива, а ако финансовото състояние не позволява това, тогава можете да ги конструирате сами, като използвате импровизирани материали. И тогава се осигурява спокойна атмосфера на работното място и у дома.